La planificación es clave para potenciar operatividad

La planificación es un rubro de operatividad que no todos los gerenciales logran dominar por completo, es necesario colocar un plan que pueda mejorar los sistemas de trabajo y potenciar a cada empresa y a sus objetivos institucionales.

A recomendación es buscar un sistema que funcione, desde el gerente o CEO hasta la parte operativa, es necesario fijar metas conjuntas y desarrollar un plan que sea fácil de seguir para todos los involucrados.

Planificar el mes, semana e incluso día será más sencillo si encuentran una sola misión a la que todos lleguen al unísono.

Herramientas útiles

Determine las actividades y acciones grandes, y fíjelas en un calendario, de esa manera sabrá qué días y que horario no comprometer con antelación, luego, cada viernes realice una planificación semanal de actividades que ya pueda incluir en la agenda de la siguiente semana. Fije recordatorios para las actividades que sucederán con mucho tiempo de antelación, así no las olvidará, por ejemplo, si está planificando la semana del 1 al 7 de enero, pero tiene una actividad el 23, coloque un recordatorio cada semana para no olvidarlo, de esta manera, podrá llevar un buen control de su tiempo, reduciendo estrés, correr, e, incluso, “apagar fuegos”.

Determine una misión en grupo, por ejemplo, terminar unos informes, entonces divida el tiempo y metas cortas, termine 7 páginas hasta el martes, finalice el estado financiero el día 15 y entregue, de esta manera todos sabrán en que están trabajando y podrá recargar o disminuir la carga entre todos.

Envié recordatorios a sus colaboradores, fije fechas y horarios para mandar recordatorios, “el día 5 debe mandar el informe, por esta razón, envío este recordatorio”, utilice las herramientas digitales como el calendario, notas, frases de voz, aplicaciones móviles, etc.

Utilice acompañamiento de su secretaria, asistente y el resto del equipo para que todos manejen una agenda en conjunto, de esta manera, si un miembro del equipo falta, cualquier otra persona podrá tomar su lugar o cumplir con sus responsabilidades hasta que se determine a otro personal a realizar dichas tareas, esto también aplica en caso de enfermedad, viajes o similares que puedan “dañar” el engranaje del equipo.

Recuerde que la comunicación es otro factor importante y determinante para una buena planeación, planificación y ejecución, ya que, sin la última, todo no valdría la pena.