Ministerio de Relaciones Exteriores implementa Microsoft Office 365 y Microsoft Forms para atender a los viajeros salvadoreños

Cuando a inicios de febrero las noticias del COVID-19 que venían de Asia se hicieron cada vez más frecuentes y alarmantes, los ciudadanos salvadoreños que se encontraban fuera del país por estudios, viajes de negocios o turismo comenzaron a inquietarse y a buscar ayuda de las autoridades de su país en el extranjero.

Las representaciones diplomáticas conformaron redes de comunicación vía grupos de WhatsApp o correos electrónicos. A medida que la pandemia avanzó de Asia hacia los otros continentes, la cantidad de información creció exponencialmente. 

La situación de salud pública global escaló a gran velocidad. Después de que el Gobierno de El Salvador tomó la decisión de cerrar las fronteras y restringir el ingreso y salida de vuelos comerciales el pasado 17 de marzo, más de 2.800 viajeros salvadoreños se quedaron fuera del país. Los contactos, las solicitudes y las necesidades se multiplicaron velozmente, pues la mayoría que no tenía planeado quedarse fuera tanto tiempo, comenzó a enfrentarse con problemas migratorios, falta de opciones de albergue, sus medicinas comenzaron a escasear y no tenían prescripciones médicas para adquirirlas en el extranjero. 

Las redes de comunicación que se habían creado se saturaron de información y de solicitudes. Era necesario hacer una captura inteligente y un procesamiento sistematizado de las decenas de miles de puntos de contacto e informaciones fragmentadas que se habían desarrollado de manera espontánea. El Ministerio de Relaciones Exteriores tomó acción en la situación y, en cuestión de unas horas, creó un proceso para capturar, procesar, completar y ordenar información relevante y poder establecer todos los canales de ayuda posibles y los medios de información para los salvadoreños en el extranjero.  La institución tomó la decisión de implementar la solución de Microsoft Office 365 y Microsoft Forms. En pocas horas, desarrolló un formulario para capturar y procesar data relevante de los salvadoreños en el extranjero: identidad, localización, estado de salud, estatus migratorio, necesidades especiales, entre otros. El gobierno lanzó una campaña de divulgación en sus redes sociales y en cuestión de 48 horas, ya tenían mapeada más de la mitad de los casos y contaban con toda la información relevante para el seguimiento y toma de decisiones. 

Este formato, que es sólo la parte visible de un sistema que incluye analítica y procesamiento de data permitió, recopilar, filtrar, clasificar y entender la información de cada uno de los ciudadanos y tener un orden y prioridad en el procesamiento de los casos. Posteriormente esta información se integró a un sistema donde se documenta el seguimiento que se le ha realizado a cada uno de los ciudadanos. “Por medio de esta herramienta es que pudimos realmente visualizar, en tiempo real, un panorama claro y detallado de cuáles eran las regiones y localizaciones de cada uno de los salvadoreños que estaba en el extranjero y a la vez obtener información crucial de su situación para poder evaluar cómo brindar asistencia en la medida de nuestras posibilidades. Hemos podido ayudar a muchos ciudadanos, incluyendo casos críticos que hemos logrado resolver, por ejemplo, haciendo llegar medicinas y ayudas de las familias a sus parientes que están fuera del país.  Esta plataforma nos ha brindado la posibilidad de tener información vital, crear un canal de comunicación y fomentar redes de apoyo con albergues y acciones humanitarias para ayudarlos, con miras a su eventual regreso”, afirmó Alexandra Hill Tinoco del Ministra de Relaciones Exteriores de El Salvador.

Adicionalmente, a esta vital labor de ayuda inmediata a los ciudadanos en el extranjero, la solución implementada por el Ministerio tiene un valor enorme para planear el futuro. Con ella, el gobierno tendrá una fuente invaluable de información para la toma de decisiones. Gracias a esta solución, podrá entender dónde están sus mayores necesidades, podrá organizar su llegada, las condiciones necesarias de confinamiento de los viajeros, sus necesidades de atención en salud, conocer y contactar a sus redes a de apoyo. 

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