Descentralización de funciones, metodología organizacional

Cuando la estructura empresarial, es la convencional centralizada, limita la eficacia de la gestión del empresario convirtiéndose en una operación vulnerable que depende demasiado del personal experto o con mayor preparación, lo cual ofrece pocas alternativas de promoción y puede causar un efecto negativo en la motivación o interés del resto del personal. La descentralización absoluta no es recomendable y es casi imposible, ya que siempre deberá existir una unidad de gestión centralizada que coordine todas y cada una de las acciones y sea el punto de referencia para las demás unidades periféricas. La descentralización es simplemente un tipo de delegación de funciones que se basa en las directrices que se reciben de la central. La descentralización es importante para la gestión y administración en las grandes empresas, aporta suficiente autonomía a los centros periféricos y reduce o evita complejos circuitos en la información, reduciendo procesos innecesarios y tensiones en la gestión, etc.

Una organización grande se divide en otras unidades de negocio separadas entre sí, que a todos los efectos son unidades autónomas. Este tipo de estructura aún prevalece en muchas organizaciones empresariales. Son las llamadas comúnmente "sucursales". Estas unidades son responsables del cumplimiento de los objetivos marcados por la unidad central y en todas ellas se aplican las mismas políticas económicas, financieras, marketing, personal, etc. Directrices emitidas de la central, pero ajustadas a cada una de ellas respecto a sus necesidades, dimensión o localización.

Aspectos a evaluar de la descentralización

Una de las ventajas más importantes es la reducción de los circuitos, tanto funcionales como económicos, característicos en toda gran organización; es sobre todo una forma eficaz de reducir o eliminar un porcentaje muy amplio de prácticas o tareas innecesarias. Otra ventaja es la rapidez con la que se pueden tomar decisiones importantes al no tener que consultar constantemente a la unidad central. La organización en su conjunto se puede adaptar con mayor rapidez y eficacia a cualquier cambio que se produzca en su mercado o zona geográfica.

Quizás la ventaja más importante de una estructura descentralizada es el ambiente laboral y la ética profesional del personal en las unidades periféricas al momento de desempeñar sus funciones: aumenta la iniciativa y participación de este personal y la calidad de los resultados ante las decisiones tomadas. Por el contrario, un enfoque centralizado de la gestión, puede llegar a desconocer los cambios que se puedan producir en el entorno o condiciones locales donde estén ubicadas las unidades periféricas.

En algunas empresas o comercios específicos, esto puede llegar a ser un factor importante, puesto que una organización descentralizada podrá determinar políticas y tácticas ajustadas a las distintas regiones nacionales o países foráneos donde opera la empresa.

Descentralización funcional

La descentralización funcional es más eficaz cuando esta se aproxima más al concepto de descentralización regional o autónoma. Los responsables de las unidades de negocio periféricas deben ostentar la mayor autoridad posible; de otro modo las ventajas en términos de desarrollo y la motivación serán menores en la organización. En una cadena de mando tradicional, los problemas que plantea la descentralización funcional tienen efectos negativos; a menudo, el establecimiento de una estructura funcional descentralizada, puede restarle autoridad funcional y de gestión "unipersonal", porque la autoridad no se delega a una persona, sino a todo el grupo.

Existen departamentos, por ejemplo, de producción o marketing, que tienen sus propias responsabilidades. Como es obvio, no es fácil descentralizar sus funciones, puesto que su coordinación resultaría difícil. En cada uno de estos departamentos se definen sus objetivos a nivel general de la organización.

La implementación de la descentralización en la empresa moderna

La introducción y el desarrollo de las nuevas aplicaciones tecnológicas, han acelerado el crecimiento de la descentralización y al mismo tiempo, se ha visto el incremento del poder e importancia de la unidad central. Los especialistas en información están ubicados en la unidad central, donde procesan y controlan la información y los servicios que proporcionan los equipos informáticos de las unidades periféricas; la gestión general de la empresa se realiza eficazmente desde esta base o unidad operativa, por lo tanto, ejecutar de manera objetiva las decisiones que se marquen a todos los niveles.

El objetivo es utilizar todos estos recursos de la forma más eficaz y económica posible ya que cuanto mayor sea el impacto que genere la empresa, mayor será la complejidad en el tratamiento y proceso de los datos, por lo que la empresa deberá estar constantemente preparada para revisar sus políticas y operaciones e incorporar acciones alternativas para la agilidad en la información gestionados por la unidad central o “casa matriz” para asegurar la uniformidad de criterios en todas las unidades periféricas, y sobre todo, por la ventaja en costos de inversión.