Haga de sus reuniones laborales un espacio productivo

El espacio que se destina para la reunión de equipo es vital para el crecimiento y sana convivencia entre el grupo de trabajo y su líder, es por ello que deben tomarse en cuenta varios aspectos para hacer que estos espacios se conviertan en una herramienta válida y útil en cualquier organización. Cuando se decide solicitar o proponer una reunión, su labor va más allá de enviar un correo electrónico con la propuesta del día y la hora para dicha convocatoria. Se debe asegurar de proporcionar todos los datos necesarios para que la misma cumpla con todas las expectativas previstas. Para ello, en la mayoría de empresas se cuenta con un esquema de seis pasos establecidos para que el espacio sea productivo.

Paso 1: definir los objetivos y el orden de la reunión

Se piensa que es necesario convocar a una reunión para tratar un tema en concreto; por tanto, lo primero que debe hacerse es definir de manera breve pero concisa cuáles son los objetivos que se plantean, es decir, cual es el propósito de dicha reunión. Una vez claro el propósito se debe elaborar el “guión a seguir” dentro de la actividad. Con esto se marcará el ritmo de la reunión, que debe estar alineado con los objetivos previamente definidos.

Es recomendable que la reunión tenga una duración aproximada de 45 a 60 minutos. En algunos casos se pueden estimar 90 minutos si las circunstancias son especiales. Pero si se ocupa más de este tiempo, se debe considerar la posibilidad de organizar dos o más reuniones separando los temas a abordar por orden prioritario.

Paso 2: analizar los participantes necesarios

Cuando se toca este tema, se debe considerar las personas que realmente van a aportar valor a dicha reunión. Es igual de incómodo para una persona asistir a una reunión sin saber qué hace ahí exactamente, como para el resto ver a una persona cuya participación no es clara. Se debe evitar el error de invitar a personas “por si acaso”. Si se considera que puede ser interesante que aprendan o conozcan algo de lo que se va a tratar, entonces haga de su participación una modalidad activa para que el participante se sienta involucrado. Tome en cuenta que el tiempo suyo y de sus compañeros, clientes o colaboradores es un recurso muy valioso, y muchas veces no se considera que se pierde tiempo en reuniones mal planificadas o mal orientadas.

Paso 3: convocatoria

El llamado se hace para que todos los participantes sepan los datos básicos; es decir la fecha, hora, lugar y motivo por el cual se les invita a participar. Esto funcionará para que se envíe toda la información y documentación que sea necesaria revisar previo a la reunión. Si es posible, haga una convocatoria con el tiempo suficiente para que todos los participantes puedan leer y revisar la información aportada. Por el contrario, si se convoca a última hora y se envía material adjunto seguramente habrá personas que no puedan revisarlos, y probablemente el cumplimiento de los objetivos se vea apañado. Herramientas como Google Calendar permiten hacer invitaciones a reuniones, incluir datos y una descripción del orden del día.

Paso 4: tomar minutas durante la reunión

Durante la reunión es importante designar a una persona encargada de tomar las minutas, que posteriormente servirán para redactar el documento final que contenga todo lo acordado. Esta persona puede ser el propio organizador, o alguien que se designe para tal labor. Las minutas deberán contener como mínimo la siguiente información: título de la reunión, fecha y lugar de celebración, listado de participantes, orden del día, comentarios relevantes que se producen en el desarrollo y lista de tareas derivadas que incluya: tarea, persona responsable y fecha de entrega.

Al inicio es recomendable que se haga la invitación a tomar notas en general, para resolver dudas durante la misma. Además, el organizador se debe preparar con material (libretas, lapiceros) en caso que un asistente no llegue preparado.

Paso 5: envío del resumen final

La persona responsable de tomar las minutas debe preparar el documento final, revisado luego de la reunión para corregir o actualizar datos si se considera necesario. El documento puede ser firmado por el responsable u organizador de la reunión. Se recomienda enviarlo a los participantes, de manera que puedan compararlo con sus notas y aprueben el contenido del mismo.

Paso 6: programación y seguimiento de las tareas

Los responsables de las tareas derivadas deberán planificar su agenda en dichas tareas para cumplir con el cronograma determinado a partir de la reunión. El seguimiento dependerá de los responsables del equipo o proyecto. Aunque no sea el organizador de la reunión, debe estar consiente de que su participación es importante; por ejemplo, si el equipo aún no implementa estas recomendaciones él puede ponerlas sobre la mesa y reencausar el proyecto para su cumplimiento.